JAK WPROWADZAĆ ZMIANY I ANGAŻOWAĆ PRACOWNIKÓW PODCZAS PRACY ZDALNEJ?

images_jak-zarzdza-zdalnie
Baza Wiedzy / Optymalizacja procesów biznesowych / Współpraca hybrydowa i online / Zarządzanie zespołem / Zarządzanie zmianą

JAK WPROWADZAĆ ZMIANY I ANGAŻOWAĆ PRACOWNIKÓW PODCZAS PRACY ZDALNEJ?

Autor: Małgorzata Warda

Zdaniem firmy doradczej McKinsey w okresie destabilizacji i nie dających się do końca przewidzieć zmian, lider powinien stwarzać obszary dające poczucie mikrostabilizacji. Jedną z technik tworzenia takich obszarów jest praca w oparciu o metodę Mastermind. Przeczytaj artykuł i dowiedz się na czym polega ta technika.

 

Jak wprowadzać zmiany i angażować podczas współpracy zdalnej?

 

Gdy prowadzę interaktywne szkolenia z zakresu zarządzania zespołem, często – wraz z ich uczestnikami – rozmawiamy o tym, jak ważne jest ustalenie zasad współpracy w zespole. Dotyczy to zarówno współpracy w tzw. realu, jak i sytuacji gdy pracujemy w zespołach rozproszonych. W tej drugiej sytuacji w dużej części odbywało się to formie online jeszcze przed pandemią, a teraz taka forma pracy jest standardem w wielu zespołach.

 

Gdy zasady są jasne i do tego wspólnie przygotowane oraz zaakceptowane przez członków zespołu, wtedy znacząco przyczyniają się do efektywniejszej pracy. Dodatkowo zwiększają zaangażowanie i poprawiają komfort współpracy. Dlatego prowadząc warsztaty  zawsze zachęcam szefów do zaangażowania członków zespołu w ich współtworzenie, gdyż jak już wspomniałam zaproszenie do współdziałania nie tylko zwiększa zaangażowanie, ale także i motywację współpracowników.
 
Czy ustalenie wspólnych zasad jest to możliwe również w trakcie home office? Okazuje się, że tak. Co więcej zaangażowanie pracowników we współtworzenie rzeczywistości i zasad w momencie sytuacji  niestabilnej spowodowaną pandemią czy konfliktem zbrojnym, jest również bardzo ważne z punktu widzenia ich komfortu psychicznego.
 
  • Jak stwarzać poczucie stabilizacji w zespole?
 
Jak zauważa firma doradcza McKinsey (1), w okresie destabilizacji i nie dających się do końca przewidzieć zmian, lider powinien stwarzać obszary dające poczucie mikrostabilizacji. Jedną z technik tworzenia takich obszarów jest praca w oparciu o metodę Mastermind. Technika ta polega na zaproszeniu do współtworzenia nowej rzeczywistości biznesowej względnie nowych zasad współpracy w zespole czy z klientami. Praca w oparciu o metodę Mastermind wspiera dzielenie się wiedzą, jest okazją do kreatywnej burzy mózgów i wspólnego szukania rozwiązań, służy także motywacji i wzajemnemu wsparciu.
 
Technika ta jest relatywnie prosta: duży zespół powinien być podzielony na podzespoły liczący maksymalnie kilka osób – zwłaszcza jeśli pracujemy tą metodą w wersji online. Z założenia sesje powinny być krótkie, na przykład trwające maksymalnie godzinę i w miarę możliwości cykliczne ( np. 1-2 razy w tygodniu). Przy większych projektach wymagających większej liczby sesji zasadne jest, aby prowadzone były one w stałych zespołach (członkowie grup nie zmieniają się i nie rotują pomiędzy grupami).
 
Podczas poszczególnych sesji zespoły mogą rozwiązywać problemy koncepcyjne, strategiczne, formalne i techniczne, które pojawiają się w trakcie realizowanych projektów. Jako szef możemy poprosić zespoły Mastermind o zastanowienie się jakie zasady chcielibyśmy respektować w pracy zdalnej, mając na uwadze niestandardowe warunki – na przykład uwzględniające specyfikę pracy w domu rodziców, którzy posiadają małe dzieci. W podgrupach możemy zastanowić się również nad innymi rozwiązaniami – przykładowo nad sposobami aktywizacji lub pozyskiwania klientów, zwiększania skuteczności kampanii marketingowych czy targetowania reklam w social mediach. Możemy też zaadresować zagadnienia  codzienne – przykładowo jak jak osiągnąć wysoką efektywność i realizować projekty w krótszym czasie. Ważne jest iż po odbyciu sesji nakierowanych na konkretne zagadnienie, zespoły dzielą się swoimi pomysłami i wnioskami z przełożonym lub resztą zespołu w uzgodnionych terminach.

Idea Mastermind opisana jest książce „Myśl i bogać się” Napoleona Hilla (2),  który analizował w jaki sposób bogaci ludzie osiągnęli sukces. Doszedł on do wniosku, że jednym z czynników odpowiadających za sukces jest posiadanie małej i ściśle ze sobą współpracującej grupy kompetentnych doradców. W swojej książce Hill podsumował Mastermind jako „przyjazne otoczenie, sprzyjające działaniu i zbudowane przez grupę ludzi zobowiązanych wzajemnie do wspierania się na drodze do określonego celu”.

Obecne technologie do pracy zdalnej powodują, że metoda Mastermind jest relatywnie łatwa to zastosowania w zespołach zarządzanych zdalnie dla każdego szefa. Angażując natomiast członków zespołu do współtworzenia rzeczywistości, zwierzchnik daje im poczucie wpływu. Kreujemy w ten sposób bardzo potrzebną w dzisiejszym mikrostabilizację i dialog z podwładnymi.

 

  • Jak zorganizować sesję Mastermind?

Zacznij od podzielenia pracowników na podzespoły. Na ich moderatorów wyznacz osoby, które nastawione są na szukanie rozwiązań, a nie na mnożenie problemów. Spotkania powinny mieć określony cel – sesje nie są spotkaniami towarzyskimi sensu stricte. Następnie:

1. Zorganizuj spotkanie zapoznawcze, ustalcie zasady, jak i częstotliwość spotkań.
2. Określ strukturę spotkań, tematy i scenariusze, w oparciu o które grupa będzie pracowała.
3. Określ sposób komunikacji między spotkaniami.
4. Ustalcie inne istotne elementy, np., czy spotkania będą nagrywane (by w razie potrzeby móc wrócić do pomysłów), w jaki sposób będziecie podsumowywać efekty sesji.

 

 

Potrzebujesz wsparcia w zakresie organizacji pracy zdalnej i wdrażania zmian? 

Z przyjemnością odpowiemy na Twoje pytania i zasugerujemy rozwiązania!

Zapraszamy również na szkolenia i webinary z zarządzania zespołem – sprawdź szczegóły:

 

Materiały źródłowe:

(1) https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/a-leaders-guide-communicating-with-teams-stakeholders-and-communities-during-covid-19

(2) Napoleon Hill, „Myśl i bogać się. Jak zrealizować ambicje i osiągnąć sukces”, Wydawnictwo Onepress

 

Lista życzeń 0