fbpx

Savoir vivre i najczęstsze faux-pas podczas spotkań online

Autor: Małgorzata Warda

Okres pandemii koronawirusa to wysyp różnego typu ekspertów od pracy zdalnej. Dla niektórych praca i spotkania online to codzienność, dla innych nowość. Podobnie jak w relacjach bezpośrednich, tak i podczas  współpracy online starajmy się przestrzegać zasad savoir-vivre’u jak i unikać faux-pas. Zwiększy to efektywność pracy zdalnej.

 

Autor: Małgorzata Warda

 
Okres pandemii to wysyp różnego typu ekspertów od pracy zdalnej. Dla niektórych praca i spotkania online to codzienność, dla wielu zupełna nowość. Podobnie jak w relacjach bezpośrednich, tak i podczas zdalnej współpracy online starajmy się przestrzegać zasad savoir-vivre’u jak i unikać faux-pas. Zwiększy to efektywność spotkań online. 
 
Prowadząc szkolenia z zarządzania zespołami, w tym zespołami rozproszonymi, miałam okazję nie tylko dzielić się z uczestnikami moim doświadczeniem w zarządzaniu na odległość i prowadzeniu webinarów, ale także posłuchać o ich przykładach „ z życia wziętych”. Dlatego poniższy tekst jest podsumowaniem zarówno moich własnych obserwacji, ale także rzeczywistych doświadczeń uczestników przeprowadzonych warsztatów. Choć niektóre z wymienionych poniżej zasad mogą się wydawać oczywistością, ilość przykładów wymienianych przez managerów podczas naszych warsztatowych dyskusji wskazuje na to, że podczas wirtualnych spotkań wiele osób z braku wiedzy lub świadomości nie zwraca uwagi na aspekty, które mogą wpłynąć na udany przebieg  wideokonferencji, szkolenia online czy webinaru. Stąd pomysł na ich podsumowanie.

🔴 Szyba i lustro czyli o mistrzach drugiego planu

Osoba, która prowadzi webinar, lekcję czy szkolenie w formie zdalnej powinna w sposób przemyślany wybrać miejsce, z którego będzie je prowadziła i sposób w jaki umiejscowi komputer z kamerą lub samą kamerę. To samo dotyczy uczestników. Dobrze, aby miejsce to było nie tylko ergonomiczne i wygodne, zwłaszcza, jeśli szkolenie czy wideokonferencja ma trwać dłużej, ale także , aby nasza twarz była dobrze oświetlona jeśli będziemy wykorzystywać kamerę - dzięki temu nasza mimika będzie widoczna, co podkreśli nasz przekaz werbalny. Powody dla których jest to ważne, opisane są w dalszej części tekstu. Dlatego postarajmy się, aby za plecami nie było mocno świecącej lampy sufitową lub intensywnego światła dziennego.
Mniej oczywistym, choć powszechnym faux pas w pracy zdalnej, na które podczas warsztatów często zwracali uwagę uczestnicy pracujący zdalnie z wykorzystaniem kamery, jest szyba – na przykład wbudowana w mebel - lub lustro za plecami uczestnika lub prowadzącego. Zwłaszcza jeśli pracujemy z domu, w szybie lub lustrze mogą się odbijać inni domownicy, niekoniecznie świadomi bycia „na wizji”,  co może dekoncentrować uczestników spotkania online. Dlatego najlepszym rozwiązaniem za plecami będzie ściana w neutralnym kolorze, a światło dzienne lub sztuczne powinno oświetlać twarz.
 
🔴 Dress code czyli góra i dół

Niezależnie od tego czy prowadzimy videokonferencje, webinar czy też uczestniczymy w nim będąc na wizji, warto zadbać o adekwatny strój - nawet jeśli pracujemy z domu. W końcu mamy uczestniczyć w spotkaniu – a na spotkania służbowe, do szkoły czy na uczelnię nie przychodzimy w piżamie 😊. Warto też, aby garderoba była kompletna – przemyślmy nie tylko górną ale też dolną część ubioru, której kamera zazwyczaj nie obejmuje. W praktyce może się jednak zdarzyć, że w trakcie spotkania na wizji wydarzy się coś niespodziewanego i będziemy musieli np. wstać po telefon lub oddalić się od komputera, a kamera obejmie nie tylko popiersie. Sytuacje dotyczące dbałości o garderobę, względnie jej braku podczas spotkań na wizji, przytaczane przez uczestników szkoleń, które miałam okazję prowadzić, wskazują na to, że wpadki w tym zakresie nie należą do rzadkości.
 
Warda Consulting Team
Fot. LinkedIn
 

 
🔴 Mute i pulpit czyli kilka słów o historiach w tle

Jeśli narzędzie na którym pracujemy umożliwia swobodną konwersację (np. Skype), a w spotkaniu uczestniczy więcej osób, można wprowadzić zasadę, aby osoby które akurat  się nie wypowiadają przełączały się na funkcję mute wyłączając mikrofon poprzez kliknięcie w odpowiednią ikonę. Dzięki temu będziemy lepiej słyszeć osobę wypowiadającą się w danym momencie. Jeśli któryś z uczestników chce się włączyć do rozmowy, może to zrobić włączając mikrofon na czas swojej wypowiedzi. Wiele dostępnych narzędzi posiada też komunikatory, gdzie w formie czatu możemy np. zadawać na bieżąco pytania w formie pisemnej. Tu jednak również warto pamiętać o funkcji mute – jeśli przy włączonym mikrofonie będziemy pisać na klawiaturze, stukanie w klawisze będą słyszeć wszyscy uczestnicy szkolenia. Warto zwrócić uwagę na taki szczegół, że włączony mikrofon zarejestruje też wszystkie inne dźwięki w naszym otoczeniu – np. konwersacje rodzinne, dzwonek do drzwi czy równoległą rozmowę telefoniczną. Rozwiązaniem może być praca w słuchawkach z mikrofonem, jednak i w tym przypadku warto pamiętać o wyciszeniu mikrofonu, jeśli akurat się nie wypowiadamy, aby nie dekoncentrować pozostałych uczestników spotkania np. dźwiękiem poprawianych bądź odkładanych chwilowo słuchawek.

Obecne narzędzia do zdalnej współpracy umożliwiają wyświetlenie uczestnikom spotkania materiałów - np. slajdów z prezentacji. Jeśli przełączamy się na różnego typu dokumenty w trakcie spotkania i wchodzimy w nie poprzez pulpit naszego komputera, zwróćmy uwagę na to, że  w niektórych sytuacjach może on być widoczny dla innych. Z tego względu warto zawczasu wyłączyć niepotrzebne dokumenty, które przypadkowo mogą się wyświetlić w tle.

🔴 Zasada 7-38-55

Amerykański psycholog Albert Mehrabian na podstawie przeprowadzonych eksperymentów sformułował zasadę, określaną jako model 7-38-55. Według badań Mehrabiana na efektywność komunikacji i postrzeganie komunikatu, który chcemy przekazać odbiorcy, wpływ mają 3 jego główne składowe, które ilustruje wykres poniżej. Zdaniem badacza na zrozumienie naszego przekazu sama treść naszej wypowiedzi ogranicza się do zaledwie 7%. 93% to dodatkowe elementy wpływające na odbiór komunikatu – do których należą brzmienie głosu (m.in. tembr, tempo mowy, pauzy, chrząknięcia)  jak i komunikacja niewerbalna. Na komunikację niewerbalną składa się bardzo wiele czynników. Jest to zarówno postawa naszego ciała (np. wyprostowana, przygarbiona), wykonywane gesty, kontakt wzrokowy (w tym ruchy gałek ocznych), ale także wspomniany wcześniej ubiór czy widoczne dla odbiorcy dodatki (np. zegarek, kolczyki, makijaż).  Udział tychże składowych w procesie komunikacji ilustruje  poniższy wykres:
 
 
Warda Consulting Team
 
 
Z badań Mehrabiana, poszerzanych również w kolejnych latach wynika, że przekaz niewerbalny i brzmienie głosu dominuje nad samą treścią wypowiedzi, co częściowo dzieje się na poziomie podświadomym. Przykładowo, jeśli osoba wypowiadająca się przekazuje informacje, że jest otwarta na współpracę i nowe pomysły, mając jednocześnie zaciśnięte pięści, oczy spuszczone w dół i nie będzie nawiązywała kontaktu wzrokowego podczas swojej wypowiedzi, odbiorca komunikatu mimo przekazywanej werbalnie treści o deklarowanej otwartości podświadomie odbierze przekaz, że tak nie jest.
 
Choć eksperyment Mehrabiana nie jest jedynym, który został przeprowadzony w obszarze skuteczności komunikacji, konstruując przekaz trzeba mieć  świadomość, że sposób przekazania go ma duże znaczenie i może przesądzić o powodzeniu procesu komunikacji.
 
Mając na uwadze powyższą zasadę w odniesieniu do spotkań online zwróćmy uwagę na fakt, iż w tych sytuacjach przekaz niewerbalny jest zdecydowanie bardziej ograniczony – zazwyczaj nie widzimy bowiem naszych rozmówców w całości – ani prowadzącego ani też uczestników. Zdarza się, że dochodzą dodatkowo problemy techniczne związane np. z jakością samego połączenia lub problemy z dobrą widocznością twarzy rozmówcy spowodowane niekorzystnym ustawieniem kamery (np. pod światło). Dlatego przekaz w takich warunkach jest utrudniony i niepełny. Tym bardziej starajmy się więc zadbać o to, aby komunikacja online nie była monotonnym monologiem. Uatrakcyjnieniem komunikatu może być dostarczenie bodźców wzrokowych poprzez wyświetlenie uczestnikom ciekawych slajdów, ilustrujących to co chcemy przekazać. Warto pomyśleć o elementach interaktywnych, a także moderowanej dyskusji, aby zaktywizować uczestników spotkania.
 
🔴 Savoir-vivre i zasady spotkania
 
Niezależnie od tego czy jesteśmy managerem prowadzącym spotkanie, nauczycielem prowadzącym lekcję czy wykładowcą prowadzącym szkolenie online, jako  gospodarz wydarzenia ustalmy zasady wirtualnego spotkania – w tym czas trwania, przerwy, formę i kolejność zadawania pytań, a także materiały, które uczestnicy powinni mieć przygotowane, aby w pełni z niego skorzystać. Warto także nakreślić zasady, których przestrzegać powinni wszyscy uczestnicy włącznie w prowadzącym – np. ściszone telefony, włączanie funkcji mute, gdy się nie wypowiadamy.  Pamiętajmy też, że konsumpcja napojów ( nawet kawy lub wody) czy przekąsek podczas spotkań wirtualnych, z uwagi odgłosy z nimi związane przy włączonych mikrofonach może bardziej uciążliwa niż podczas spotkań w tzw. „realu”.
 
 
 
🔴 Ergonomia pracy zdalnej   
  
COVID -19 spowodował znaczące zmiany w zakresie pracy zdalnej- home office wprowadzany przez część firm w formie stopniowej ewolucji przez ostatnich kilka lat - przyspieszył w ciągu kilku tygodniu do poziomu rewolucji. Dlatego zmiany w sposobie pracy spowodowane pandemią zostaną z nami dłużej niż nam się wydaje. Już teraz wiele firm planuje zmiany w zakresie organizacji pracy, zmieni się funkcja biur, praca zdalna będzie w wielu przedsiębiorstwach wykorzystywana w większym stopniu niż dotychczas. Dlatego, przygotowując sobie miejsce do pracy zdalnej w domowym zaciszu pamiętajmy też o naszej wygodzie. Wiele godzin spędzonych w pozycji nieprzyjaznej dla kręgosłupa nie tylko spowoduje dolegliwości fizyczne, ale także utrudni koncentrację. 
 
Warda Consulting Team
Fot. Facebook
                                                                                                  

🔴 Masz pytania, potrzebujesz wsparcia?  🔴
🔴 Chciałabyś przeszkolić swój zespół w zakresie efektywnych spotkań online? 🔴
 🔴Zapraszamy do kontaktu! 🔴
 
 
Warda Consulting Team   Warda Consulting Team
 
 

 
 
 
 

Zobacz także

Zobacz dla kogo pracowali nasi eksperci

logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo

Kontakt

Warda Consulting Team

Wiadomość została wysłana