fbpx

Jak wprowadzać zmiany i angażować pracowników podczas pracy zdalnej?

Autor: Małgorzata Warda

 
Gdy prowadzę interaktywne szkolenia z zakresu zarządzania zespołem, często -wraz z ich uczestnikami- rozmawiamy o tym, jak ważne jest ustalenie zasad współpracy w zespole. Dotyczy to zarówno współpracy w tzw. realu, jak i sytuacji gdy pracujemy w zespołach rozproszonych. W tej drugiej sytuacji w dużej części odbywało się to formie online jeszcze przed pandemią, a teraz taka forma pracy jest standardem w wielu zespołach.
 
Gdy zasady są jasne i do tego wspólnie przygotowane oraz zaakceptowane przez członków zespołu, wtedy znacząco przyczyniają się do efektywniejszej pracy. Dodatkowo zwiększają zaangażowanie i poprawiają komfort współpracy. Dlatego prowadząc warsztaty  zawsze zachęcam szefów do zaangażowania członków zespołu w ich współtworzenie, gdyż jak już wspomniałam zaproszenie do współdziałania nie tylko zwiększa zaangażowanie ale także i motywację współpracowników.
 
Czy ustalenie wspólnych zasad jest to możliwe również w trakcie home office? Okazuje się, że tak. Co więcej zaangażowanie pracowników we współtworzenie rzeczywistości w momencie sytuacji tak niestabilnej w jakiej znaleźliśmy się w trakcie pandemii jest również bardzo ważne z punktu widzenia ich komfortu psychicznego. Jak zauważa firma doradcza McKinsey (1), w okresie destabilizacji i nie dających się do końca przewidzieć zmian, lider powinien stwarzać obszary dające poczucie mikrostabilizacji. Jedną z technik tworzenia takich obszarów jest praca w oparciu o metodę Mastermind. Technika ta polega na zaproszeniu do współtworzenia nowej rzeczywistości biznesowej względnie nowych zasad współpracy w zespole czy z klientami. Praca w oparciu o metodę Mastermind wspiera dzielenie się wiedzą, jest okazją do kreatywnej burzy mózgów i wspólnego szukania rozwiązań, służy także motywacji i wzajemnemu wsparciu.

Technika ta jest relatywnie prosta: duży zespół powinien być podzielony na podzespoły liczący maksymalnie kilka osób – zwłaszcza jeśli pracujemy tą metodą w wersji online. Z założenia sesje powinny być krótkie, na przykład trwające maksymalnie godzinę i w miarę możliwości cykliczne ( np. 1-2 razy w tygodniu). Przy większych projektach wymagających większej liczby sesji zasadne jest, aby prowadzone były one w stałych zespołach (członkowie grup nie zmieniają się i nie rotują pomiędzy grupami).

Podczas poszczególnych sesji zespoły mogą rozwiązywać problemy koncepcyjne, strategiczne, formalne i techniczne, które pojawiają się w trakcie realizowanych projektów. Jako szef możemy poprosić zespoły Mastermind o zastanowienie się jakie zasady chcielibyśmy respektować w pracy zdalnej, mając na uwadze niestandardowe warunki – na przykład uwzględniające specyfikę pracy w domu rodziców, którzy posiadają małe dzieci. W podgrupach możemy zastanowić się również nad innymi rozwiązaniami – przykładowo nad sposobami aktywizacji lub pozyskiwania klientów, zwiększania skuteczności kampanii marketingowych czy targetowania reklam w social mediach. Możemy też zaadresować zagadnienia  codzienne - przykładowo jak jak osiągnąć wysoką efektywność i realizować projekty w krótszym czasie. Ważne jest iż po odbyciu sesji nakierowanych na konkretne zagadnienie, zespoły dzielą się swoimi pomysłami i wnioskami z przełożonym lub resztą zespołu w uzgodnionych terminach.

Idea Mastermind opisana jest książce „Myśl i bogać się” Napoleona Hilla (2),  który analizował w jaki sposób bogaci ludzie osiągnęli sukces. Doszedł on do wniosku, że jednym z czynników odpowiadających za sukces jest posiadanie małej i ściśle ze sobą współpracującej grupy kompetentnych doradców. W swojej książce Hill podsumował Mastermind jako „przyjazne otoczenie, sprzyjające działaniu i zbudowane przez grupę ludzi zobowiązanych wzajemnie do wspierania się na drodze do określonego celu".

Obecne technologie do pracy zdalnej powodują, że metoda Mastermind jest relatywnie łatwa to zastosowania w zespołach zarządzanych zdalnie dla każdego szefa. Angażując natomiast członków zespołu do współtworzenia rzeczywistości, zwierzchnik daje im poczucie wpływu. Kreujemy w ten sposób bardzo potrzebną w dzisiejszym mikrostabilizację i dialog z podwładnymi.

Jak zorganizować sesję Mastermind?

Zacznij od podzielenia pracowników na podzespoły. Na ich moderatorów wyznacz osoby, które nastawione są na szukanie rozwiązań, a nie na mnożenie problemów. Spotkania powinny mieć określony cel - sesje nie są spotkaniami towarzyskimi sensu stricte. Następnie:

1. Zorganizuj spotkanie zapoznawcze, ustalcie zasady, jak i częstotliwość spotkań.
2. Określ strukturę spotkań, tematy i scenariusze, w oparciu o które grupa będzie pracowała.
3. Określ sposób komunikacji między spotkaniami.
4. Ustalcie inne istotne elementy, np., czy spotkania będą nagrywane (by w razie potrzeby móc wrócić do pomysłów), w jaki sposób będziecie podsumowywać efekty sesji.




Potrzebujesz wsparcia w zakresie organizacji pracy zdalnej i wdrażania zmian?

Skontaktuj się z nami - kliknij tu.

Źródła:

(1) https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/a-leaders-guide-communicating-with-teams-stakeholders-and-communities-during-covid-19

(2) Napoleon Hill, „Myśl i bogać się. Jak zrealizować ambicje i osiągnąć sukces”, Wydawnictwo Onepress 

 

 

 

 

 
 
 
 

Zobacz także

Zobacz dla kogo pracowali nasi eksperci

logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo