fbpx
Data 03.11.2020

Etykieta biznesowa - jak prowadzić rozmowy telefoniczne?

Autor: Dorota Szcześniak-Kosiorek 

Podczas szkoleń z etykiety biznesowej temat rozmów telefonicznych zawsze budzi sporo emocji. To narzędzie komunikacji używane jest przez wszystkich, jednak nie zawsze zgodnie ze sztuką savoir-vivre'u i etykiety biznesowej. Zapoznaj się z najważniejszymi zasadami w tym zakresie, które podsumowuje artykuł poniżej.

 


Temat rozmów telefonicznych zawsze budzi sporo emocji podczas prowadzonych przez mnie szkoleń z etykiety biznesowej. To narzędzie komunikacji używane jest przez wszystkich, jednak nie zawsze zgodnie ze sztuką savoir-vivre'u i etykiety biznesowej.
 
Poniżej zebrałam kilka najważniejszych zasad, których stosowanie na co dzień na pewno pozytywnie wpłynie na relacje z rozmówcami oraz wzmocni wizerunek profesjonalisty.

🔴 Zwróć uwagę na godzinę. Służbowe rozmowy przeprowadzaj w godzinach pracy rozmówców, dotyczy to zarówno klientów/kontrahentów, jak i Twoich współpracowników. Niby oczywista zasada, a często słyszę, że przełożeni nie szanują prywatnego czasu swoich podwładnych.

🔴 Na początku rozmowy zawsze się przedstaw niezależnie czy jest to rozmowa służbowa, czy prywatna. Jako dzwoniący zachowasz się bardzo niegrzecznie, jeśli nie przedstawiwszy się,  będziesz wypytywać, z kim rozmawiasz albo prosić do telefonu konkretną osobę. Postaw się w roli osoby odbierającej telefon –  czy nie wiedząc, kim jest Twój rozmówca, chętnie udzielisz mu jakichkolwiek informacji?

🔴 Kto powinien zadzwonić ponownie, gdy przerwie połączenie? Często się zdarza, że po zerwaniu rozmowy – niezależnie z jakiej przyczyny – obie strony próbują ponownie się połączyć. W efekcie obie słyszą sygnał zajętości lub zgłasza się poczta głosowa. Następnie obie strony chwilę czekają i ponownie słyszą sygnał zajętości. Dlatego zapamiętaj: ponownie dzwoni inicjator rozmowy. Warto zapamiętać tę zasadę, by uniknąć trudności w ponownym nawiązaniu połączenia.

🔴 Kto powinien zakończyć rozmowę? Rozmowę  kończy osoba, która ją rozpoczynała. Dlatego, jeśli planujesz dłuższą rozmowę, to zaraz po przywitaniu i przedstawieniu się, zapytaj się czy osoba, do której dzwonisz, ma w tej chwili wystarczająco dużo czasu i może omówić z Tobą tematy, które planujesz poruszyć. Jeśli nie, umów się na inny termin. Podobnie, dzwoniąc na telefon komórkowy, zawsze zapytaj, czy odbiorca może poświęcić chwilę na rozmowę, wszak nigdy nie wiesz, gdzie w danej chwili znajduje się Twój rozmówca.

🔴 Rozmowa z użyciem zestawu głośnomówiącego. Korzystając z zestawu głośnomówiącego przy innych osobach, zawsze poinformuj swojego rozmówcę, kto jest razem z Tobą. Niedopuszczalne jest prowadzenie rozmowy w większym gronie bez uprzedzenia o tym rozmówcy. W ten sposób możesz stracić jego zaufanie.

🔴 Odbierając rozmowę służbową, przedstaw się zgodnie z wewnętrznymi wytycznymi firmy, np. podając nazwę firmy i po niej swoje imię i nazwisko. Zamiast nazwiska można podać także dodatkowe informacje (np. sekretariat Prezesa Kowalskiego). Powitanie, niezależnie od jego formy, pozwoli klientowi upewnić się czy dodzwonił się do właściwej firmy, osoby bądź działu.

🔴 Nie odbieraj telefonu na spotkaniu czy zebraniu. Zgodnie z zasadami savoir-vivre jest to wyraz braku szacunku dla obecnych osób. Może oczywiście zdarzyć się sytuacja, w której czekamy na ważny telefon. Wówczas należy uprzedzić uczestników spotkania o tym fakcie, a gdy zadzwoni telefon, przeprosić i wyjść do innego pomieszczenia, aby tam bez skrępowania porozmawiać.

🔴 I na koniec „last, but not least”. Pamiętaj, że Twój rozmówca słyszy większość odgłosów w Twoim otoczeniu Dlatego w trakcie rozmowy niczego nie jedz, nie pij, nie pal, nie pisz na klawiaturze komputera, nie wysyłaj SMSa, nie rób porządków na biurku, nie przygotowuj sobie herbaty, nie korzystaj z toalety itp. Zajmowanie się innymi rzeczami podczas rozmowy daje jasny komunikat Twojemu rozmówcy – nie jesteś dla mnie wystarczająco ważny, bym poświęcił Ci mój cenny czas.





Poszukujesz szkolenia lub wsparcia w zakresie wprowadzenia zasad etykiety biznesowej w Twojej firmie?  
 
LUB 

Z przyjemnością odpowiemy na Twoje pytania i zasugerujemy rozwiązania!

 

 

 

 

 

 

 
 
 
 

Zobacz także

Zobacz dla kogo pracowali nasi eksperci

logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo

Kontakt

Wiadomość została wysłana