AUDYT EFEKTYWNOŚCI PROCESÓW BIZNESOWYCH
17 marca, 2023 2023-12-20 16:26AUDYT EFEKTYWNOŚCI PROCESÓW BIZNESOWYCH
Co jest celem audytu efektywności procesów biznesowych?
Celem audytu jest sprawdzenie jakości wybranego procesu lub obszaru poprzez analizę:
- celowości, zasadności i efektywności kosztowej stosowanych metod realizacji
- kompletności i spójności obowiązujących regulacji wewnętrznych,
- skuteczności bieżącej kontroli operacyjnej
W każdym przypadku zasadniczym celem audytu jest identyfikacja możliwości usprawnień. W praktyce oznacza to sformułowanie rekomendacji prowadzących do zwiększenia przepustowości procesu, lub ograniczenia zbędnych kosztów operacyjnych.
Audyt procesów biznesowych – jakie są korzyści z audytu dla organizacji?
Decyzje dotyczące wewnętrznej organizacji pracy powinny być podejmowane na podstawie wiedzy, doświadczeń, przekonania i wrażliwości najwyższego kierownictwa. Warto jednak również wziąć pod uwagę opinię eksperta z zewnątrz, który zna najlepsze praktyki. Najlepsze praktyki efektywnie działającego przedsiębiorstwa zostały bowiem na przestrzeni ostatnich lat opisane, wielokrotnie sprawdzone i nie stanowią już bariery rozwoju, tak jak jeszcze kilkanaście lat temu.
Przeprowadzenie audytu efektywności procesów to dostęp do sprawdzonych metod budowania jakości i efektywności, a jednocześnie praca praktyczna wewnątrz przedsiębiorstwa. Takie podejście daje możliwość formułowania konkretnych rekomendacji na bazie rzeczywistych obserwacji i analiz.
Jakie procesy mogą zostać poddane audytowi?
- proces pozyskiwania klientów,
- procesy sprzedaży i bieżącej obsługi klientów, rozwiązywania reklamacji, windykacji,
- procesy zakupowe, kontroli jakości, produkcji, magazynowania,
- procesy z obszaru finansowo księgowego,
- procesy wewnętrznej obsługi informatycznej i administracyjnej pracowników,
- inne procesy funkcjonujące w organizacji.
Jak przebiega audyt procesów biznesowych?
Audyt procesów biznesowych składa się z trzech etapów. Pierwszy etap audytu, to wizyta wstępna i przegląd obowiązującej dokumentacji. Konsultant zapoznaje się z politykami, procedurami, wzorami obowiązujących dokumentów, jak również spotyka się i rozmawia bezpośrednio ze specjalistami odpowiedzialnymi za poszczególne etapy realizacji procesu. Ten etap to tzw. „obserwacja migawkowa” pozwalająca poznać faktyczne warunki i metody realizacji procesu.
Drugi etap audytu to odtworzenie przebiegu losowo wybranych, historycznych, rzeczywistych spraw realizowanych w ramach procesu. Mówiąc językiem audytora to tzw. „badanie próby”. Na tej podstawie identyfikowane są te przypadki, gdy doszło do „nierównowagi” czyli zabrakło zasobów i pojawiły się „wąskie gardła” lub wykonywano pracę w sposób niewłaściwy lub niedokładny.
W efekcie sprawdzenia, w etapie trzecim, formułowane są tzw. „luki”, czyli zidentyfikowane słabości. Luki dzielone są na „globalne”, czyli braki uregulowań prowadzące do indywidualnych interpretacji i niepożądanych działań, które mogą prowadzić do braku skuteczności lub efektywności. Drugim rodzajem są luki „lokalne” czyli nieprawidłowo i niezgodnie z uregulowaniami przeprowadzone działania w audytowanym procesie odnoszące się do danego przypadku, analizowanego w ramach badanej próby.
Czy w efekcie audytu procesów powstaje raport?
- zmian w sposobie organizacji działów, wprowadzenie nadrzędnych zasad w projektowaniu procesów na przykład „upraszczania procesów tam gdzie są nadmiernie skomplikowane”
- wprowadzenia zmian do zakresu zadań, obowiązków i odpowiedzialności pracowników,
- zmian w produktach, usługach, sposobie i zakresie obsługi klientów,
- zmian w obowiązującej dokumentacji,
- rekomendacji w zakresie metod monitorowania i kontroli procesu
- rozwoju infrastruktury informatycznej, umożliwienia lepszego obiegu informacji
- pogłębionej analizy danych metodami statystycznymi
Kto realizuje audyt efektywności procesów biznesowych?
Komu warto powierzyć realizację audytu procesów? Zdecydowanie warto ją oddać w ręce niezależnego eksperta, który ma przygotowanie merytoryczne, oficjalne uprawnienia oraz niezbędną wiedzę i doświadczenie w przeprowadzaniu tego typu działań. W ramach naszej organizacji specjalistą od autytów efektywności procesów biznesowych jest Andrzej Kasiński, który specjalizuje się nie tylko w audytach, ale także w opracowywaniu i wdrażaniu architektury procesów w organizacjach oraz modelowaniu procesów z wykorzystaniem systemu Adonis. Wykorzystując swoje bogate doświadczenie audytorskie przeprowadza analizy przebiegu poszczególnych procesów, obserwacje migawkowe, potrafi zaplanować i przeprowadzić pomiary oraz przeanalizować zebrane dane korzystając z programu Minitab. Jest ekspertem z zakresu analiz statystycznych wykorzystywanych w optymalizacji procesów. Jednocześnie umiejętnie korzysta z metod i narzędzi Lean, wykorzystując synergie wynikające z różnych możliwości usprawnień procesowych.
