AUDYT EFEKTYWNOŚCI PROCESÓW BIZNESOWYCH

AUDYT EFEKTYWNOŚCI PROCESÓW BIZNESOWYCH

Audyt procesów biznesowych pod kątem efektywności to usługa dedykowana przedsiębiorstwom i innym organizacjom, dla których niezależna, obiektywna ocena ekspercka stanu obecnego będzie stanowiła nie tylko inspirację do zmian, ale przede wszystkim przyczyni się do ich rozwoju.

Co jest celem audytu efektywności procesów biznesowych?

Celem audytu jest sprawdzenie jakości wybranego procesu lub obszaru poprzez analizę:

  • celowości, zasadności i efektywności kosztowej stosowanych metod realizacji
  • kompletności i spójności obowiązujących regulacji wewnętrznych,
  • skuteczności bieżącej kontroli operacyjnej

W każdym przypadku zasadniczym celem audytu jest identyfikacja możliwości usprawnień. W praktyce oznacza to sformułowanie  rekomendacji prowadzących do zwiększenia przepustowości procesu, lub ograniczenia zbędnych kosztów operacyjnych.

 

Audyt procesów biznesowych – jakie są korzyści z audytu dla organizacji?

Decyzje dotyczące wewnętrznej organizacji pracy powinny być podejmowane na podstawie wiedzy, doświadczeń, przekonania i wrażliwości najwyższego kierownictwa. Warto jednak również wziąć pod uwagę opinię eksperta z zewnątrz, który zna najlepsze praktyki. Najlepsze praktyki efektywnie działającego przedsiębiorstwa zostały bowiem na przestrzeni ostatnich lat opisane, wielokrotnie sprawdzone i nie stanowią już bariery rozwoju, tak jak jeszcze kilkanaście lat temu.

Przeprowadzenie audytu efektywności procesów to dostęp do sprawdzonych metod budowania jakości i efektywności, a jednocześnie praca praktyczna wewnątrz przedsiębiorstwa. Takie podejście daje możliwość formułowania konkretnych rekomendacji na bazie rzeczywistych obserwacji i analiz.

Jakie procesy mogą zostać poddane audytowi?

Audytem mogą zostać objęte wszystkie kluczowe procesy realizowane w firmie, np.
  • proces pozyskiwania klientów,
  • procesy sprzedaży i bieżącej obsługi klientów, rozwiązywania reklamacji, windykacji,
  • procesy zakupowe, kontroli jakości, produkcji, magazynowania,
  • procesy z obszaru finansowo księgowego,
  • procesy wewnętrznej obsługi informatycznej i administracyjnej pracowników,
  • inne procesy funkcjonujące w organizacji.
Zakres audytu jest zawsze ustalany indywidulanie i jest zależny od potrzeb lub wyzwań biznesowych danej firmy.

Jak przebiega audyt procesów biznesowych?

Audyt procesów biznesowych składa się z trzech etapów. Pierwszy etap audytu, to wizyta wstępna i przegląd obowiązującej dokumentacji. Konsultant zapoznaje się z politykami, procedurami, wzorami obowiązujących dokumentów, jak również spotyka się i rozmawia bezpośrednio ze specjalistami odpowiedzialnymi za poszczególne etapy realizacji procesu. Ten etap to tzw. „obserwacja migawkowa” pozwalająca poznać faktyczne warunki i metody realizacji procesu.

Drugi etap audytu to odtworzenie przebiegu losowo wybranych, historycznych, rzeczywistych spraw realizowanych w ramach procesu. Mówiąc językiem audytora to tzw. „badanie próby”. Na tej podstawie identyfikowane są te przypadki, gdy doszło do „nierównowagi” czyli zabrakło zasobów i pojawiły się „wąskie gardła” lub wykonywano pracę w sposób niewłaściwy lub niedokładny.

W efekcie sprawdzenia, w etapie trzecim, formułowane są tzw. „luki”, czyli zidentyfikowane słabości. Luki dzielone są na „globalne”, czyli braki uregulowań prowadzące do indywidualnych interpretacji i niepożądanych działań, które mogą prowadzić do braku skuteczności lub efektywności. Drugim rodzajem są luki „lokalne” czyli nieprawidłowo i niezgodnie z uregulowaniami przeprowadzone działania w audytowanym procesie odnoszące się do danego przypadku, analizowanego w ramach badanej próby.

Czy w efekcie audytu procesów powstaje raport?

Tak, raport z audytu procesów biznesowych zawiera opisy poszczególnych luk, przywołanie rzeczywistych przypadków, które doprowadziły do wniosków o istnieniu luk, a także rekomendacje działań po audytowych, czyli doskonalenia.
Dalsze działania mogą być realizowane w różnym zakresie, w zależności od rodzaju luk. Mogą one dotyczyć:
  • zmian w sposobie organizacji działów, wprowadzenie nadrzędnych zasad w projektowaniu procesów na przykład „upraszczania procesów tam gdzie są nadmiernie skomplikowane”
  • wprowadzenia zmian do zakresu zadań, obowiązków i odpowiedzialności pracowników,
  • zmian w produktach, usługach, sposobie i zakresie obsługi klientów,
  • zmian w obowiązującej dokumentacji,
  • rekomendacji w zakresie metod monitorowania i kontroli procesu
  • rozwoju infrastruktury informatycznej, umożliwienia lepszego obiegu informacji
  • pogłębionej analizy danych metodami statystycznymi

Kto realizuje audyt efektywności procesów biznesowych?

Komu warto powierzyć realizację audytu procesów? Zdecydowanie warto ją oddać w ręce niezależnego eksperta, który ma przygotowanie merytoryczne, oficjalne uprawnienia oraz niezbędną wiedzę i doświadczenie w przeprowadzaniu tego typu działań. W ramach naszej organizacji specjalistą od autytów efektywności procesów biznesowych jest Andrzej Kasiński, który specjalizuje się nie tylko w audytach, ale także w opracowywaniu i wdrażaniu architektury procesów w organizacjach oraz modelowaniu procesów z wykorzystaniem systemu Adonis. Wykorzystując swoje bogate doświadczenie audytorskie przeprowadza analizy przebiegu poszczególnych procesów, obserwacje migawkowe, potrafi zaplanować i przeprowadzić pomiary oraz przeanalizować zebrane dane korzystając z programu Minitab. Jest ekspertem z zakresu analiz statystycznych wykorzystywanych w optymalizacji procesów. Jednocześnie umiejętnie korzysta z metod i narzędzi Lean, wykorzystując synergie wynikające z różnych możliwości usprawnień procesowych.

Porozmawiajmy o Twoich potrzebach - napisz do nas: