JAK WDROŻYĆ PROGRAM MENTORINGOWY W ORGANIZACJI KROK PO KROKU?

Programy mentoringowe w organizacjach - wsparcie we wdrozeniu1 (1)
Mentoring i coaching / Zarządzanie zmianą

JAK WDROŻYĆ PROGRAM MENTORINGOWY W ORGANIZACJI KROK PO KROKU?

Mentoring jest jedną z najbardziej efektywnych form rozwojowych i istnieje szereg argumentów przemawiających za wdrożeniem programu mentoringowego w organizacji.  Program mentoringowy trzeba jednak profesjonalnie przygotować, aby móc w pełni czerpać z jego potencjału jako formy rozwoju pracowników.

 

  • O jakich kluczowych elementach warto pamiętać przygotowując program mentoringowy?
  • I jak się zabrać za wdrożenie programu mentoringowego w organizacji?

 

Odpowiedzi na najważniejsze pytania, jak również wskazówki, jak wdrożyć profesjonalny program mentoringowy w firmie, znajdziesz poniżej.

Czym jest mentoring?

Zacznijmy od wyjaśnienia samego pojęcia mentoringu. Mentoring to proces oparty na relacji pomiędzy mentorem i mentee, w którym ten pierwszy towarzyszy drugiemu w szeroko rozumianym rozwoju. Mentor to ktoś, kto wspiera mentee swoją wiedzą i doświadczeniem, zostawiając mu jednak pole do samodzielnych wyborów i decyzji. Moim zdaniem rolę mentora bardzo trafnie odzwierciedla również sformułowanie: „Mentor to ktoś, kto widzi w Tobie więcej talentów niż Ty sam i pomaga Ci je wydostać.”

Mentoring w Polsce rozwija się intensywnie zaledwie od kilku lat, choć w innych krajach, na przykład w USA, szereg znanych firm korzysta ze wsparcia mentorów od dawna, co tłumaczy sukcesy wielu z nich. Korzenie mentoringu sięgają jednak starożytnej historii Odyseusza, który przed wyruszeniem na wojnę trojańską przekazał swojego syna Telemacha pod opiekę mitycznego Mentora. Tak jak w starożytności Odyseusz powierzył swojego syna opiece Mentora, tak w dzisiejszych czasach każdy z nas może się uczyć i czerpać od osób, które są gotowe dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem. Z tego względu mentoring to rozwiązanie, po które organizacje sięgają coraz częściej, aby wesprzeć swoich pracowników w rozwoju.

Mentoring w firmie – od czego zacząć wdrożenie programu mentoringowego?

„Zaczynaj z wizją końca” – ten cytat z książki S. Coveya pasuje moim zdaniem nie tylko do mentoringu, ale i do każdego projektu, który planujemy zrealizować. Z tego względu planowanie programu mentoringowego w firmie warto zacząć właśnie od określenia jego celu. Podobnie jak każdy inny projekt w firmie, tak i program mentoringowy powinien mieć jasno określone cele, powiązane i zgodne z celami organizacji. W końcu nie chodzi o to, aby realizować program mentoringowy w organizacji tylko dlatego, że informacja ta dobrze wygląda w opisie działań firmy na stronie internetowej.

Przygotowując się do wdrożenia programu mentoringowego w firmie zacznijmy od przygotowania odpowiedzi na kilka pytań:
  1. Co chcemy osiągnąć jako organizacja poprzez implementację programu mentoringowego?
  2. Na jakie potrzeby lub wyzwania program mentoringowy ma odpowiedzieć?
  3. Jaką grupę pracowników chcemy objąć wsparciem mentoringowym i dlaczego?
Odpowiedzi na te pytania będą pomocne w sformułowaniu zarówno celów, jak i określeniu pożądanych efektów programu mentoringowego. Będą także przydatne w sformułowaniu korzyści, które należy zakomunikować uczestnikom programu mentoringowego przed jego uruchomieniem. Definiując cele, określmy również mierzalne wskaźniki ich oceny – będą one stanowiły świetną bazę do sprawdzania efektywności programu, a co za tym idzie – do jego usprawniania i potencjalnego rozwijania lub modyfikacji w przyszłości.

Mentoring wewnętrzny czy zewnętrzny? – dwa podejścia do rozwoju pracowników poprzez mentoring

Decydując się na zaproszenie pracowników do skorzystania ze wsparcia mentorów, możemy wdrożyć program wewnętrznie czyli w ramach organizacji. W tej sytuacji powinniśmy jednak zaplanować przeszkolenie pracowników, którzy będą pełnili role mentorów w organizacji . Jest jednak także druga opcja – można skorzystać ze wsparcia mentorów pochodzących spoza firmy. Każda z tych dwóch opcji ma swoje plusy i minusy.
Plusem zaangażowania pracowników z wewnątrz organizacji do programu mentoringowego jest niewątpliwie możliwość skorzystania z ich potencjału, wiedzy i doświadczenia. Pełnienie roli mentora może przełożyć się pozytywnie na motywację i satysfakcję z pracy zaproszonych do pełnienia roli mentora wieloletnich pracowników. 

Firmowy program mentoringowy umożliwia transfer wewnętrznego know-how i wspiera budowanie silnej kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu. Minusem tego rozwiązania jest brak możliwości pozyskania nowej wiedzy lub świeżej perspektywy z zewnątrz, jak również potencjalna trudność w zbudowaniu relacji mentoringowej, w której obie strony czują się komfortowo, z uwagi na relacje służbową.

Korzystając ze wsparcia z zewnątrz mamy dostęp do szerszej bazy mentorów z relewantnym doświadczeniem biznesowym oraz profesjonalnym przygotowaniem merytorycznym do pełnienia tej roli – zwykle w formie międzynarodowej akredytacji lub certyfikacji. Profesjonalni mentorzy  to również gwarancja procesów prowadzonych w oparciu o międzynarodowe standardy i branżowy kodeks etyczny, w tym gwarancji profesjonalnej superwizji, z której profesjonalni mentorzy powinni regularnie korzystać.

Wdrożenie programu mentoringowego w firmie – samodzielnie czy z pomocą ekspertów z zewnątrz?

Chcąc zaimplementować program mentoringowy musimy sobie również odpowiedzieć na pytanie, czy jako organizacja jesteśmy przygotowani do samodzielnej realizacji projektu, czy też warto skorzystać ze wsparcia kogoś, kto wdrażał już podobne programy. Program mentoringowy wymaga bowiem zaangażowania szeregu osób w jego organizację – stworzenia zespołu projektowego, określenia ról w zespole, wyszczególnienia zadań, ułożenia harmonogramu, zdefiniowania budżetu, czasu i zasad realizacji oraz komunikacji. Warto pamiętać o tym, że program mentoringowy nie polega tylko na sparowaniu mentorów i mentees, ale również na stworzeniu dokumentów takich jak kontrakt mentoringowy, manuali, szkoleniach z obszaru mentoringu dla przyszłych mentorów , a czasem i mentees. Nie zapominajmy też o tym, że wdrożenie programu mentoringowego we własnym zakresie angażuje czas i zasoby osób w ramach organizacji, które niekoniecznie posiadają wiedzę ekspercką – szczególnie jeśli program realizowany jest po raz pierwszy. Zatrudniając ekspertów z zewnątrz, którzy z mentoringiem mają do czynienia na co dzień, masz szansę skonsultować swoje wątpliwości i uniknąć najczęstszych błędów. Zoptymalizujesz swój czas i zwiększysz szanse na to, aby program mentoringowy odniósł pełen sukces.

Przygotowanie programu mentoringowego – o czym należy pamiętać?

Określiliśmy już cele, zdecydowaliśmy, czy chcemy wdrażać program samodzielnie czy ze wsparciem zewnętrznym. Jednak niezależnie od tego, czy wdrażamy program we własnym zakresie, czy pomaga nam ekspert od mentoringu spoza organizacji, musimy zdefiniować pewne kluczowe, „biznesowe” założenia programu. Określając je musimy powrócić do celów. Poniżej kilka wybranych zagadnień, które należy przemyśleć, choć nie wyczerpują one wszystkich istotnych aspektów:
  • Określenie ram czasowych programu oraz liczby sesji mentoringowych 1:1 do zrealizowania.
  • Zdefiniowanie kryteriów – kto może zostać mentorem, a kto mentee?
  • Ustalenie kryteriów doboru par mentoringowych.
  • Określenie zasad rezygnacji z roli mentora lub mentee w trakcie programu. mentoringowego, co się zdarza.
  • Określenie zasad etycznych programu, aby stworzyć bezpieczne ramy dla relacji mentoringowych.
  • Zaplanowanie szkoleń dla mentorów oraz mentees.
  • Zaplanowanie superwizji, podczas których mentorzy mogą skonsultować pojawiające się podczas procesów mentoringowych wątpliwości z doświadczonym w obszarze mentoringu supervisorem.
  • Przygotowanie niezbędnych dokumentów – na przykład wzoru kontraktu mentoringowego, regulaminu czy kodeksu etycznego.

Szkolenia dla mentorów do wewnętrznych programów mentoringowych

Przygotowanie merytoryczne pracowników do pełnienia roli mentorów w organizacji jest kluczowym elementem dla powodzenia programu mentoringowego. Mentoring to ustrukturyzowany proces, nakierowany na realizację celu mentee, wykorzystujący określone narzędzia i techniki, z którymi warto zapoznać kandydatów na mentorów. Tego wszystkiego możemy nauczyć mentorów podczas dedykowanych szkoleń. Umiejętności mentoringowe przydadzą się pracownikom nie tylko podczas procesu mentoringowego, ale także w codziennych relacjach ze współpracownikami – na przykład w zarządzaniu zespołem. Szkolenie z kompetencji mentoringowych może więc procentować w organizacji dłużej, nie tylko podczas samego programu mentoringowego.
Ważne jest jednak, żeby zadbać również o podopiecznych mentorów czyli mentees, by wiedzieli, czego mogą się spodziewać po programie, czego oczekiwać od mentorów oraz by mieli świadomość jak ważne jest ich własne zaangażowanie w ten proces, aby móc w pełni skorzystać z dobrodziejstw mentoringu.

Jak zakomunikować program mentoringowy w firmie?

Wspierając firmy w realizacji programów mentoringowych obserwuję, że częstym niedociągnięciem jest brak odpowiedniej oprawy marketingowej programu, aby zakomunikować go wewnątrz organizacji. Zespół projektowy, ma pełną wiedzę i wierzy w powodzenie projektu, ale nie zawsze wszystkie istotne informacje docierają do pozostałych pracowników w firmie. Dlatego tak ważne jest uwzględnienie w całym projekcie planu jego komunikacji i promocji, a także przekazywania istotnych informacji wszystkim interesariuszom, którzy bezpośrednio lub pośrednio są częścią projektu, którym jest wewnątrzfirmowy program mentoringowy. Przykładowo istotnym elementem może być poznanie obaw lub wątpliwości uczestników związanych z projektem programu mentoringowego, lub przełożonych uczestników, którzy – choć nie są bezpośrednio zaangażowani, mogą także mieć wątplwiości czy zaangażowanie się pracowników w program nie spowoduje opóźnień w innych działaniach. Takie wątpliwości są naturalne, zwłaszcza jeśli program mentoringowy w firmie realizujemy po raz pierwszy. Przygotowanie zawczasu odpowiednich informacji dla wszystkich interesariuszy, zwykle pomaga je rozwiać i nimi zarządzić.

Ocena efektywności, monitoring i ewaluacja programu mentoringowego

Implementacja i uruchomienie programu mentoringowego w firmie to dopiero początek. W kolejnym kroku powinniśmy zadbać o właściwą ocenę jego efektywności, na podstawie której będziemy mogli usprawniać bieżące jak również kolejne edycje programów.

Powyższa lista nie wyczerpuje całego tematu, ale pokazuje jak obszerny i wielowątkowy jest projekt wdrożenia programu mentoringowego w organizacji. I tak jak mentee korzysta ze wsparcia doświadczonego mentora, tak i Ty możesz skorzystać zarówno z mojej wiedzy z obszaru mentoringu jak i wsparcia ekspertów z naszego zespołu przy zaplanowaniu i implementacji programu mentoringowego w Twojej organizacji. Jeśli chcesz rozpocząć tę fascynującą przygodę i mieć pewność, że zadbasz o wszystko, co niezbędne na starcie skontaktuj się ze mną.

Zapraszam!

Małgorzata Warda

O Autorce: 

Małgorzata Warda – jedna z nielicznych w Polsce mentorek biznesowych z międzynarodową akredytacją wydaną przez European Mentoring & Coaching Council w zakresie wdrażania programów mentoringowych w organizacjach według standardów ISMCP (International Standards for Mentoring & Coaching Programmes). W 2024 roku otrzymała nagrodę jako najlepszy mentor biznesowy i executive coach w Polsce od brytyjskiej organizacji AI Global Business Media, a w 2023 roku została wyróżniona jako jedna z 15 najlepszych coachów w Warszawie przez kanadyjski portal Influence Digest.

Porozmawiajmy o Twoich potrzebach - napisz do nas: